«Лучшие практики – максимизация прибыли, минимизация рисков»

Курглый стол по ERP-системам в редакции журнала «ИТМ»

Под таким названием в редакции журнала прошел круглый стол. Он проходил в рамках  1-го этапа «Лучшие практики автоматизации бизнеса» проекта «Библиотека лучших практик». Это первый в Украине проект для руководителя по управлению компанией с помощью ИТ.

В обсуждении темы приняли участие следующие эксперты по бизнес-приложениям:

  • Алексей Егорченков — руководитель направления по работе с корпоративными клиентами, «1С Украина»;
  • Олег Щербатенко — генеральный директор корпорации «Информационные технологии»;
  • Борис Жданов — главный редактор журнала «ИТМ. Информационные технологии для менеджмента»;
  • Михаил Куценко —  руководитель направления по продажам Dynamics. «Майкрософт Украина»;
  • Олег Шишка — директор бизнес-центра по работе с корпоративными предприятими корпорации «Парус в Украине»;
  • Ольга Беляченко — коммерческий директор «Софт-Рейтинг Консалт»
  • Валерий  Полищук – директор УкрНЦ РИТ.

Борис Жданов

Главная задача журнала «ИТМ. Информационные технологии для менеджмента» —  раскрыть различные аспекты применения информационных технологий для управленческой деятельности. Один из таких аспектов – это применение бизнес-приложений для автоматизации деловых процессов. Для эффективной автоматизации необходимо использовать современные методологии как собственно менеджмента, так и правильного выбора ИТ-решений, их внедрения и сопровождения. В этом журналу оказывает научную поддержку Украинский научный центр развития информационных технологий. Директор этого центра Валерий Полищук расскажет об этой поддержке.

Валерий  Полищук

Поскольку УкрНЦ РИТ является головной организацией в Министерстве образования и науки Украины по автоматизации учебных процессов в ВУЗах и в Минпромполитики Украины по автоматизации систем управления на промышленных предприятиях,   мы решили оказывать методологическую поддержку журналу. Это будет рубрика, в которой на систематической основе станут публиковаться материалы по актуальным проблемам автоматизации менеджмента.

В этой рубрике журнала мы планируем уделять внимание методологическим вопросам выбора и применения ИТ-решений. В частности, ахиллесовой пяте внедрения ИТ-решений в Украине – проектному менеджменту. Как свидетельствует общемировая практика, большая часть проблем в проектном менеджменте находится со стороны заказчика. Поэтому наша задача состоит в том, чтобы в своих публикациях дать менеджменту компаний необходимые знания о правильной организации ИТ-проектов. Важной предпосылкой эффективности ИТ-проектов является оптимизация самих бизнес-процессов, о чем мы хотим рассказывать в публикациях, посвященных вопросам реинжиниринга, модернизации методов менеджмента.

Сотрудничество с журналом предполагает и другие формы. Так, будучи в Минпромполитики организаторами конференций по АСУП, мы приглашаем журнал в качестве информационного партнера. В настоящее время с АНТК Антонов мы обсуждаем организацию конференции на сентябрьской выставке «Авиасвит». Это мероприятие также получит информационную поддержку журнала.

Поскольку компании, которые вы представляете, имеют большой опыт в модернизации систем управления различных предприятий, мы приглашаем вас принять участие в освещении тематики этой рубрики, а также в мероприятиях, которые будут организовываться УкрНЦ РИТ.

Борис Жданов

Идея проекта «Лучшие практики» возникла, когда редакция изучала проведенные УкрНЦ РИТ исследования по автоматизации предприятий. Она состоит в том, чтобы донести до украинских предприятий лучшие практики автоматизации бизнеса. С этой целью журнал будет на систематической основе информировать читателей журнала ИТМ, а также презентовать библиотеки лучших практик участникам конференций, которые будет организовывать УкрНЦ РИТ. Этот круглый стол является стартом проекта «Библиотека лучших практик» в Украине, и в начале проекта мы хотим ознакомить читателей журнала с вашим мнением о том, что такое «лучшая практика». Исходя из различных определений, можно сделать вывод, что лучшей практикой может быть технология/продукт или методология/результат. А какова, коллеги, ваша точка зрения?

Олег Щербатенко

Чтобы понять, что такое «лучшие практики», необходимо понять, для чего они нужны. Для бизнеса понятие «лучшей практики» включает возможность применения уже отработанных на практике лучших решений, методик, технологий, позволяющих получить эффект, сокращение сроков, минимизацию затрат и т.д. Термин «лучшая практика» — это не программный продукт и не результат проекта внедрения, а это то, что позволяет тиражировать лучшие решения для бизнеса. Лучшая практика  обязательно должна включать рекомендации  по области ее применения и примеры внедрений, для подтверждения ее эффективности. Программный продукт – это инструмент, аккумулирующий лучшие практики и позволяющий их тиражировать на различных объектах внедрения.

Олег Шишка

При определении лучшей практики нужно иметь в виду ряд обстоятельств. Продукты, которые на рынке более 10 лет, оправдали свое существование и часто функционально очень близки, по крайне мере, из того, что декларируется. Зачастую отличие между этими продуктами из области «нравиться — не нравиться», «удобно — не удобно». А вот совокупность таких факторов как технологии реализации проектов, методики, которые используются, подготовка или состояние предприятия в процессе выбора и поиска системы автоматизации бизнеса крайне важны, поскольку  от них зависит достижение ожидаемых результатов и снижение рисков и максимизация прибыли. Если предприятие не проделало над собой определенную работу, то какую лучшую практику ему ни предложи, не всегда есть гарантия получить результат такой же, который был на аналогичном предприятии. Компаниям, которые занимаются внедрением ИТ-решений, необходимо обращать внимание руководителей компаний–заказчиков при изучении опыта коллег на то, какие они формулируют цели проекта и их реалистичность  как с точки зрения исходного состояния компании, так и с точки зрения собственных возможностей по внедрению ИТ-решения. Это, например, состояние подготовки специалистов информационной службы, специалистов предметников в тех подразделениях, работа которых подлежит автоматизации. Не всегда хорошее финансирование проекта является достаточным вкладом со стороны заказчика.  Поэтому совокупность этих факторов следует учитывать при использовании лучшей практики.

Борис Жданов

Вы привнесли в тему обсуждения лучшей практики, помимо методики и технологии, о которых говорил Олег Щербатенко, еще и контекст применения лучшей практики,  в том числе и цели, которые ставятся в ИТ-проекте. Т.е. «чистой» лучшей практики, как идеального газа, не существует?

Олег Шишка

Совершенно верно. Когда нам говорят, что могут ознакомиться с аналогичным продуктом на аналогичном предприятии, то у нас возникает вопрос, насколько все это аналогично, ведь часто это далеко не так. В нашей практике встречались условно похожие  два хлебозавода, а бизнес-процессы учета, налогообложения, реализации продукции и др. деловые процессы оказались довольно разными. Поэтому если кто-то говорит, что будет опираться на опыт коллег, ему нужно быть уверенными в том, что будет возможность реализовать лучшую практику, которую ему предлагает компания, ее внедряющая.

Михаил Куценко

У меня есть заказчик, который находится в стадии внедрения уже не первый день. Что мне нравиться  в нем, так это то, что посетив пять предприятий из своей отрасли, на которых внедрен тот продукт, который он рассматривает, он говорит — я знаю, почему вот там не заработала эта функциональность, а там заработала, а я хочу сделать вот так и вот так – там и там это все работает, я на них похож, а вот тут я не похож и это решение мне и не надо. Т.е. он изучил опыт не одного проекта, а нескольких, рассмотрел, что получилось, а что нет и почему, и что нужно было сделать по другому. Это один из удачных примеров изучения лучших практик до начала реализации проекта.

Алексей Егорченков

Этот пример свидетельствует, что, по большому счету, понимание того, что правильно – это и тогда, когда ты знаешь, что такое неправильно. В контексте обсуждения лучшей практики это означает, что важен любой практический опыт — как позитивный, так и негативный. Поэтому применимость той или иной лучшей практики – технологии или метода — следует определять в контексте конкретного примера – выбора заказчика и/или рекомендации поставщика. И, что очень важно, такую аналитическую работу желательно выполнять до входа в проект, заблаговременно.

В свете того, что мы обсудили, и из контекста поставленного вопроса, как мне представляется, лучшей практикой может быть и технология и метод. Соответственно,  использование лучшей практики как технологии приводит к лучшему продукту, и вместе с этим применение лучшей практики как метода приводит к лучшему результату.

Борис Жданов

Из обсуждения следует, что с точки зрения внедренца, предлагая клиенту технологию или  методологию, ему предлагается лучшая практика, но ведь клиенту важен результат.  Поэтому с точки зрения клиента, лучшая практика, в конечном счете, — это результат, который он получает.

Олег Щербатенко

Действительно, для клиента важен конечный результат от применения лучшей практики. Однако не всегда клиент самостоятельно может по одному названию правильно выбрать практики, которые он хочет использовать на своем предприятии. Если «практика» внедрена на десяти предприятиях, то это не является гарантией того, что она подойдет и для одиннадцатого. Если «практика» внедрена где-то в мире, то это не гарантия того, что она сможет быть внедрена на предприятии в Украине. Если практика внедрена конкретным коллективом консультантов, например, из Германии, то нет никакой гарантии, что другая команда консультантов, например, из Украины сможет ее применить и довести до успешного результата. Поставщик решений, проанализировав состояние предприятия, выбирает те практики из своего опыта, которые на этом предприятии заработают. Да, заказчик в этом участвует, и без него поставщик решений ничего не сделает. Но основная ответственность при выборе лучшей практики лежит на поставщике решений, а не на заказчике. Ведь не факт, что то, что мы делали раньше, ему подойдет.

Олег Шишка

Когда заказчик знакомиться с лучшими практиками, он должен быт реалистичным в оценке себя самого. Он должен понимать, что ему потребуется предпринять определенные действия и поучаствовать в проекте. Говорить, что выбор практики остается только за поставщиком, можно лишь в том смысле, что именно он может предложить заказчику, исходя из того, что у него есть для условий клиента. Без участия заказчика реализация лучшей практики не всегда возможна.

Михаил Куценко

Я не согласен с мнением о том, что выбор лучшей практики только за поставщиком. Итоговое решение остается за заказчиком, руководитель считает: я ответственный за направление бизнеса, я отвечаю за результат, поэтому я должен принимать решения о технологиях,  лучших практиках, их использовании или неиспользовании.

Олег Щербатенко

Я бы поспорил с этим. Выбор и применение лучшей практики в нашем случае сродни применению лучшей практики хирургом. За метод лечения отвечает врач, а не больной. Сам  больной не выбирает себе путь лечения, хотя выбирает клинику и хирурга. Практикующий хирург «золотые руки» — это гарантия того, что он сделал тысячи операций и у него большой опыт использования лучших практик лечения.  В нашем случае, я бы не переносил ответственность за выбор лучшей практики на предприятие, — этим должны заниматься специалисты. Ответственность предприятия – это выбор специалистов и программного продукта.

Борис Жданов

Как мне представляется, за проект отвечает тот, кто платит деньги: заказчик платит  и отвечает за свой выбор лучшей практики. В нашем случае чисто медицинское сравнение не подходит. Даже уже потому, что в рыночных (денежных) медицинских отношениях, человек активно ищет клинику, где выбор лечения, по его мнению, будет лучшим. И это является проектом больного по лечению себя самого, это его выбор, потому что он отвечает за свое здоровье.

Михаил Куценко

В случае выбора лучшей практики немало зависит от бюджета, от его ограничений. Есть одни деньги — выбираю одни лучшие практики, другие деньги — другие лучшие практики.

Олег Шишка

Задачу нужно реализовать и за определенные деньги, и в определенные сроки. Это совместная ответственность поставщика и заказчика. Есть набор требований к решению задачи. Поставщик имеет методику лучшей практики и предлагаем четко ориентируясь на нее выполнить в определенной последовательности ряд шагов. Заказчик должен быть готовым в этом поучаствовать. Они вместе определяют, что нужно сделать, например, какой нужно выделить бюджет, как «подтягивать» уровень ИТ-специалистов заказчика и др.

Борис Жданов

У нас в дискуссии наметилось два подхода. Первый: лучшая практика — это технология и методология, и ответственность перед заказчиком за их выбор несет поставщик. Второй: в лучшую практику, помимо указанных  технологии и методологии, включаются ряд других факторов, а выбор лучшей практики – это совместная ответственность внедренца и заказчика.

Ольга Беляченко

На мой взгляд ИТ-проект — это всегда ответственность совместная — заказчика и подрядчика. И еще один важный аспект успеха —  это проектный менеджмент. И здесь клиент, выбирая продукт, должен смотреть на команду проекта. Если она уже подготовлена, значит этап вхождения в его бизнес команды проекта со строны подрядчика будет короче. Это важно, потому что всегда, какая бы технология не была выбрана, вначале идет притирка команд заказчика и подрядчика, так как необходимо время для налаживания взаимодействия людей – установления интерфейсов между людьми. Если эти интерфейсы людей будут хорошо налажены, то проект пойдет хорошо. При внедрении ERP–систем основное, на что должен обращать внимание клиент, — это на проектную команду и ее опыт проектного менеджмента. Но и со своей стороны заказчик должен также выделить успешного менеджера. Это в обязательном порядке. Другого быть просто не может.

Олег Щербатенко

Если говорить об успехе проекта, то он действительно зависит от многих факторов. Но тема круглого стола не слагаемые успеха проекта, а что такое лучшая практика. Необходимо обсудить, что  является лучшей практикой и кто несет ответственность за применение лучшей практики. Я не соглашусь с тем, что выбор лучшей практики — это только выбор нашего клиента. Мы, понимая состояние клиента, должны предлагать те практики, которые принесут ему эффект.

Алексей Егорченков

Мне представляется, что мы должны рассматривать лучшую практику обязательно с ее «входом». Т.е. с условиями ее применения, а также с оценкой ее применимости в данном конкретном случае. И здесь необходимо учитывать и опыт поставщика, и опыт заказчика, и опыт его коллег. А успешность лучшей практики рассматривать и оценивать уже на ее «выходе».

Борис Жданов

Для лучшего понимания лучшей практики предлагаю рассмотреть такие вопросы. Должен ли опыт лучшей практики быть формализован? В чем заключается ее содержание? В чем назначение лучшей практики, которое, как известно, определяется целью?

Олег Щербатенко

Лучшие практики должны быть формализованы. Лучшие практики – это инструмент для уменьшения сроков, затрат, рисков и увеличения эффективности проектов. Но рекламный буклет с перечнем лучших практик – это не инструмент для применения клиентом, а  составляющая процесса выбора программного продукта и коллектива внедренцев. Причем опыт специалистов более важен, чем рекламный буклет. То, что 100 предприятий работает где-то в мире — это не лучшая практика, это результат ее применения и результат эффективности и опыта консультантов.

Олег Шишка

Т.е. Вы хотите сказать, что количество лучших проектов — это не классифицирующий признак? Я все время пытаюсь смотреть со стороны заказчика. Для поставщиков понятно — это минимизация их работы, затрат ресурсов, и в результате для нас быстрее и больше лучших проектов. А для заказчиков и поставщиков — их цели совпадают? Я считаю, что количество внедрений это все-таки классифицирующий фактор. Кроме того, набор организационных, технологических методов, чтобы перейти из текущего состояния в нужное – это также относится к лучшей практике.

Алексей Егорченков

Опыт работы этих 100 предприятий должен быть каким-то образом обобщен, т.е. формализован. Выбраны какие-то ключевые показатели, которые, с одной стороны, необходимы поставщику для тиражирования, продвижения и внедрения лучшей практики с минимизацией затрат, сроков и т.д., а с другой стороны, они точно также нужны заказчику для осуществления выбора, анализа и последующего внедрения и использования лучшей практики. Естественно, у заказчика также предполагается минимизация рисков.

Валерий  Полищук

Основой формализации могут стать стандарты СММI. Среди них есть стандарты  и для поставщиков, и для покупателей. Там, конечно, требования изложены обобщенно, но хорошо прописан системный подход с точки зрения того, на что нужно обращать внимание, и там есть подсказка к пониманию лучшей практики. Я думаю, что большинство участников круглого стола рассматривают лучшую практику с точки зрения заказчика. Большинство людей понимают под лучшей практикой  опыт заказчиков. Это история успеха, в которой фигурируют даже такие элементы как фотографии производства, офиса, представлен логотип, приводится мнение проектного менеджера со стороны заказчика.

Олег Щербатенко

Мы же говорим не о процедуре выбора системы клиентом и не о том, какие факторы нужно анализировать при этом. Я не спорю с тем, что опыт работы является основным фактором выбора. Опыт подтверждает, что наши практики эффективно работают. Но важно учитывать цели каждого проекта, копирование практик не всегда возможно. Так, у нас были проекты на родственных предприятиях, построенных по одному проекту, даже цеха одинаково были сориентированы с севера на юг. Но при демонстрации успешно внедренного решения на втором заводе нам сказали: «У нас совсем другие цели проекта». Наличие библиотеки лучших практик и успешных проектов их применения позволяет снизить риски и гарантирует получение успешного результата в каждом последующем проекте.

Ольга Беляченко

Нельзя говорить, что лучшая практика — это вот моя запакованная коробочка. Нельзя вводить клиента в заблуждение: мы дадим тебе коробочку и пойдем дальше. Так можно говорить только о продуктах определенных классов, например, о Microsoft Office – там есть World, Excel, PowerPoint. Что касается ERP-систем, то если говорить о структуре лучшей практике, необходимо отметить, как минимум два компонента: первое — тиражируемое решение, которое уже применялось где-то, и есть успешные проекты и второе — это эффективный проектный менеджмент. При этом клиент должен смотреть не только на продукт, но и на то, кто будет у него его внедрять. При этом клиент должен участвовать в проекте, а не просто выбрать поставщика и сложить руки. Вообще-то привить клиенту культуру проектного менеджмента и заставить работать по его канонам — это очень важная  составляющая управления проектами.

Валерий  Полищук

Лучшую практику необходимо дифференцировать, по крайне мере, по таким осям координат: отраслевой признак, принадлежность к классу систем, состав функционала, опыт проектного менеджмента. Это позволит составить унифицированный вопросник для целей проекта «Лучшие практики».  К рассмотренным факторам, которые необходимо учитывать при использовании лучшей практике, хочу добавить ряд дополнительных моментов.

Когда речь идет о крупных внедрениях в банках, страховых компаниях, больших предприятиях, необходимо учитывать, что если система класса ERP-внедрена, то 20% затрат приходится на внедрение, остальные 80% на сопровождение и изменения в проекте из-за, например, изменений бизнес-процессов заказчика или  изменений в платформе системы. ИТ-проект нужно рассматривать как инвестиционный проект. При выборе поставщика, решения и технологии, учитывая, что 80% приходится на сопровождение и изменения в проекте, нельзя весь анализ свести к сравнению текущих функционалов. Но именно так нередко и поступают заказчики, забывая о будущих затратах и фиксируясь лишь на сегодняшних выгодах. Поэтому странно видеть, когда бухгалтера уточняют, есть ли начисление налогов, способы оценки стоимости материалов на складах и т.п. – ведь это сейчас уже стандарт де-факто. Однако редко кто из них интересуется, как разрешится ситуация в будущем, если измениться порядок налогообложения. При выборе системы также необходимо анализировать: создали ли компании на данном рынке соответствующие инфраструктуры для внедрения и сопровождения своих систем. Обязательным фактором выбора является наличие локализованной версии программного решения. Кто его локализовал, и кто поставляет. Одно дело — это партнер-малое предприятие, которое в любой момент может исчезнуть, другое дело — поставщик решения для этой страны локализовал систему и включил ее в стандартный дистрибутив. Инфраструктура также включает наличие партнеров — обученных консалтинговых компаний,  которые умеют внедрять лучшие практики. Важными факторами, которые следует учитывать, является наличие учебных центров для заказчиков и достаточное на рынке труда количество специалистов по внедрению системы. Об этом количестве можно получить представление на сайтах рекрутинговых компаний. Все эти факторы вместе можно назвать инфраструктурой внедрения и сопровождения, и она существенным образом может влиять на выбор системы и инвестиций по проекту. Подход к ИТ-проекту как инвестиционному проекту заставляет помнить, что основные затраты впереди.  Кстати, в рамках нашей рубрики, о которой я рассказал в начале круглого стола, мы планируем разместить цикл публикаций, освещающий различные аспекты, связанные с выбором систем.

Борис Жданов

Итак, мы довольно всесторонне обсудили, что такое лучшая практика. Для начала я соберу вместе предложенные здесь классифицирующие характеристики, важные и для заказчика, и для внедренца: лучшая практика – это формализованная библиотека решений, программная реализация, апробированная тиражируемая технология, поддержанная методологией внедрения, оптимальные модели бизнес-процессов.

Олег Щербатенко

Методология внедрения – это также пример лучшей практики. Лучшая практика — это тиражируемое решение которое приводит к положительному результату.

Борис Жданов

Мне кажется, что различие между вашим определением состава лучшей практики и тем, который сформулировала Ольга Беляченко, возникло по следующей причине. Ваша компания разработчик, и для вас важно представить лучшую практику как технологию, вами разработанную. Компания, в которой работает О.Беляченко, является одним из партнеров иностранной компании-разработчика, имеющего в Украине разветвленную партнерскую сеть. Поэтому для нее важно представить лучшую практику не только как технологию саму по себе, но и подкрепленную лучшей практикой ее внедрения.

Михаил Куценко

Методология у вендора для всех одна, отличия — в ее применении. Содержание может быть одинаковым,  шаги одними и теми же, но важно то, каким образом методологию применяют.

Вывод

В ходе дальнейшего обсуждения участники круглого стола совместно пришли к такому определению: лучшие практики – это совокупность тиражируемых успешных бизнес-решений.

Из этого определения следуют очень важные выводы. Главное в лучшей практике – нацеленность на успешный бизнес-результат. Успех гарантируется тиражируемостью решения и соответствием целям и контексту условий заказчика за счет выбора из имеющейся совокупности апробированных решений. Это существенный момент, ведь любой проект, и ИТ-проект не исключение, – это уникальная (в отличие от операций) деятельность, и поэтому она подвержена большим рискам. Тиражирование же программного решения и методологии его внедрения, апробированных на успешных проектах, позволяют минимизировать риски.

Участники круглого стола вынесли за рамки определения лучшей практики ее состав и ответственность за ее выбор. Это связано с тем, что при внедрении бизнес-решений могут применяться разные формы реализации проекта как бизнеса. Два полюса, которых можно представить так: вендор (разработчик) получает деньги за лицензию на продукт (за покупку/использование программного продукта), а партнер-консультант получает деньги за внедрение продукта (за применение вендорской методологии по настройке продукта и методологии управления проектами). Между этими полюсами существуют смешанные формы: вендор, он же и внедренец; внедернец, он же доработчик программного кода и т.д. При этом также следует обратить внимание на следующее: есть ли партнерская сеть у разработчика и какова форма бизнеса в ней. На украинском рынке успешно работают компании с разными формами бизнеса,  и при внедрении лучших практик заказчику нужно знать об особенностях этих форм бизнеса компаний, предлагающих им бизнес-решения.