Гость номера о внедрении «1C:Предприятие 8. Управление производственным предприятием для Украины»

А.Тротченко 1С

1С-Теллур — «Лучшая практика» журнала ИТМ

Мы создали мощный управленческий инструмент. 

Андрей Тротченко, ведущий ИТ-специалист XADO Chemical Group

Гость номера ИТМ № 3/2013

 

Для эффективного управления международной группой химических компаний, осуществляющих производственно-торговую деятельность, необходимо организовать единое информационное пространство. Для выполнения такой сложной задачи используют современные бизнес-системы. О том, как с помощью «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием для Украины» на XADO Chemical Group была организована слаженная работа компаний Группы XADO в единой информационной системе, рассказывает Андрей Тротченко, ведущий ИТ-специалист этой компании

 Внедрению сложной информационной системы всегда предшествуют определенные условия, какими они были для XADO Chemical Group?

В 2009 году в условиях динамичного расширения ассортимента, клиентской базы и, соответственно, роста объемов торговой деятельности особую значимость для повышения оперативности, полноты и качества обслуживания клиентов приобрели две взаимосвязанные задачи:

  • совершенствование процесса оформления и реализации заказов клиентов;
  • сокращение сроков комплектации и отгрузка заказов клиентов в полном объеме.

Руководство компании понимало, что решение данных задач в рамках существующей системы – это временная мера. Требовалось внедрение информационной системы с качественно новыми функциональными и технологическими возможностями. По результатам анализа, проведенного специалистами компании «ХАДО», руководством было принято решение об открытии проекта комплексной автоматизации.

Какие обстоятельства вызвали необходимость внедрения новой информационной системы?

Несвоевременное обеспечение руководства аналитическими данными о состоянии дел в компании значительно увеличивало «тяжеловесность» компании, невозможно было гибко реагировать на изменения условий рынка.

В силу роста массивов данных и отсутствия единого информационного пространства, участились случаи ошибок в информации: информация о состоянии запасов на удаленных складах все чаще оказывалась недостоверной. Объемные массивы информации повторно обрабатывались разными структурными подразделениями, что необоснованно раздувало трудоемкость процесса, увеличивало время обработки данных.

Временные задержки в формировании отчетности структурных подразделений усложняли процесс анализа основных показателей бизнеса и не позволяли оперативно реагировать на события динамично развивающего рынка. Руководство компании стало остро ощущать потребность в управленческом инструменте, который позволил бы оперативно принимать управленческие решения.

Расскажите о целях и задачах проекта комплексной автоматизации «ХАДО»?

Основной целью проекта было сокращение сроков предоставления информации по текущим показателям деятельности для того, чтобы ускорить процесс принятия управленческих решений в компании.

В результате автоматизации на базе  «1C:Предприятие 8. Управление производственным предприятием для Украины» руководству компании удалось решить ряд ключевых задач: обеспечение эффективной работы филиалов компании в единой информационной системе, оперативное получение отчетности структурных подразделений.

Минимизировано влияние человеческого фактора на качество учета, достигнута требуемая оперативность и качество информации для принятия управленческих решений.

А какие были выдвинуты требования к системе автоматизации бизнес-процессов?

На старте мы определили для себя два основных критерия выбора системы: функциональный и нефункциональный. Функциональный – возможности информационной системы из «коробки», нефункциональный критерий выбора – совокупная стоимость владения информационной системой. В приобретаемой информационной системе должен был присутствовать функционал, обеспечивающий:

  • планирование и анализ оперативной деятельности компании;
  • управление взаимоотношениями с поставщиками и покупателями;
  • мониторинг и анализ эффективности деятельности компании;
  • комфортную одновременную работу большого количества пользователей;
  • гибкую настройку прав доступа к данным системы;
  • возможность поэтапного внедрения отдельных подсистем;
  • возможность самостоятельного наращивания функционала информационной системы с минимальным привлечением поставщика программного продукта.

Каким образом происходил выбор системы для комплексной автоматизации бизнес-процессов?

Выбор проходил в несколько этапов: знакомство с основными игроками рынка информационных систем, изучение основных функциональных возможностей предлагаемых решений, проведение сравнительного экономического анализа стоимости программных продуктов, комплекса мероприятий по внедрению и последующего сопровождения корпоративной информационной системы.

Вы остановили свой выбор на прикладном решении фирмы «1С», почему?

После исследования рынка информационных систем, круга потенциальных поставщиков услуг по автоматизации, а также заимствования опыта других компаний, выполнявших подобные проекты, руководство компании остановило свой выбор на программном продукте фирмы «1С». Прикладные решения фирмы «1С» позволяют создать единое информационное пространство для управления   финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы.

В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

Какие важные возможности выбранного решения можно отметить?

Решение «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием для Украины» разработано на современной технологической платформе «1С:Предприятие 8» и позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, национальным и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

В прикладном решении реализовано соотношение данных различных учетов:

  • независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
  • сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
  • совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Удалось добиться следующего: высокой надежности и производительности прикладного решения, масштабируемости, построения территориально распределенных систем, интеграции с другими информационными системами. Внутреннее устройство прикладного решения полностью открыто для изучения и настройки под специфические потребности предприятия.

Большой объем работ по созданию единого информационного пространства в группе компаний «ХАДО» требует привлечения партнера по внедрению бизнес-системы, как происходил его выбор?

Так как в своем выборе мы отталкивались от программного продукта и остановились на решении от фирмы «1С», то выбор поставщика услуг значительно упростился. На своем сайте фирма «1С» предоставляет полную информацию о фирмах-франчайзи, оказывающих услуги по автоматизации, подробно описан: их статус, наработанный опыт внедрений, имеющиеся компетенции, территориальное расположение компаний и т. д.

Одним из лидеров, исходя из соответствия нашим требованиям, оказалась компания «1С-Теллур». ООО «1С-Теллур» является официальный дистрибутором фирмы «1С», 1С:Франчайзи, имеет статус Центра Компетенции по производству фирмы «1С» и обладает богатым опытом внедрения комплексных информационных систем.

На момент выбора нами партнера только в харьковском офисе компании работало более 130 человек, 40 из которых являлись сертифицированными специалистами 1С. В пуле существующих компетенций компании присутствовали необходимые нам на тот момент сертифицированные специалисты: «1С:Руководитель проекта», «1С:Руководитель корпоративных проектов», «1С:Эксперт по технологическим вопросам», преподаватели ЦСО по сертифицированным курсам на базе «1С:Управление производственным предприятием 8».

Дополнительным преимуществом при выборе, стало наличие у «1С-Теллур» собственного учебно-методического центра, предоставляющего интересовавшие нас услуги:

обучение всех категорий слушателей (пользователей, внедренцев, программистов, управленцев) использованию, адаптации и внедрению любых программных продуктов «1С» и их сочетаний;

создание учебных курсов и программ курсов, разработка и сопровождение методических материалов;

поддержка проектных внедрений.

Чтобы представить объем внедренного функционала, назовите, пожалуйста, основные модули, которые были внедрены.

В рамках проекта были внедрены следующие подсистемы:

  • Планирование продаж;
  • Планирование закупок;
  • Управление денежными средствами;
  • Управление отношениями с клиентами;
  • Управление заказами покупателей;
  • Управление закупками;
  • Управление запасами;
  • Управление продажами.

В дальнейшем планируется внедрение блока «Управление производством», на сегодняшний день подготовлена организационная часть.

Эти подсистемы охватывают широкий спектр функций, с какими проблемами пришлось столкнуться во время внедрения?

Основной проблемой внедрения стала разрозненность отдельных структурных подразделений компании по разным городам и странам. Приходилось постоянно регулировать процесс коммуникаций. Разница в часовых поясах филиальных подразделений растянула стандартный рабочий день всех, кто участвовал в процессе внедрения, поэтому «работа по ночам» зачастую становилась нормой по необходимости, а не потому, что мы не укладывались в срок.

Чтобы консолидировать и централизовать систему всем многочисленным филиалам, необходимо было перейти с базы «1С:Предприятие 7.7.» на «1С:Предприятие 8.2.».

В конечном счете с бизнес-системой работают пользователи, а как сотрудники «ХАДО» участвовали во внедрении?

Наша компания велика по территориальному распределению, каждый отдельный регион имеет свою специфику в принципах продаж. Перед нами стояла задача учесть в новой системе такие отличия. Поэтому некоторые задачи по адаптации системы делались индивидуально под конкретные регионы. Региональные представительства зачастую сами инициировали такие изменения для учета индивидуальных потребностей, оказывали поддержку при внедрении. Все понимали, что получают инструмент, с помощью которого могут значительно повысить эффективность своей работы. Это был положительный опыт сотрудничества и взаимного обогащения знаниями отдельных подразделений внутри компании.

Успех таких больших ИТ-проектов во многом зависит от поддержки руководства компании, каким именно образом руководство «ХАДО» поддерживало проект по комплексной автоматизации?

Да, действительно, руководство всячески содействовало скорому и полному внедрению новой системы, так как понимало насущность всех проблем, связанных с отсутствием единой базы данных. С учетом масштабов проекта, было инициировано расширение it-отдела компании в два раза, что в значительной степени способствовало внедрению проекта в точности с потребностями и позволило соблюдать намеченные сроки.

Если говорить о главных выгодах внедрения комплексной автоматизации, что бы Вы отметили?

Значительно сократились временные затраты на формирование отчетности за месяц, квартал, год. Руководство на местах и топ-менеджмент компании оперативно получает качественную информацию о всех бизнес-процессах на предприятии.

Новая система формирует базу знаний для проведения качественной аналитики, мотивирует менеджеров на местах работать более результативно, ведь контролировать достижение запланированных целей стало значительно проще.

Какова была роль партнера в проекте?

Наш партнер в лице «1С-Теллур» оказывал нам консультационную и методологическую поддержку в ходе всего проекта внедрения. Понимая важность поставленных задач, специалисты «1С-Теллур» часто шли навстречу нашим потребностям на пути реализации проекта, оказывали помощь в освоении программного продукта, делились навыками массового обучения круга пользователей, что в условиях территориальной разрозненности нашей компании было очень актуально.

Что можно сказать о планах развития единого информационного пространства?

Внедрение системы – это первый большой шаг на пути к выработке идеальной в нашем понимании информационной системы. Мы создали мощный управленческий инструмент и намерены в дальнейшем улучшать и дорабатывать его.

Наша компания имеет представительства в нескольких странах, множестве городов, и существует еще много возможностей для модернизации системы под индивидуальные потребности отдельных филиалов. Мы стремимся улучшить в итоге каждый отдельно взятый бизнес-процесс и, как следствие, сформировать общую информационную систему, отвечающую актуальным потребностям сегодняшнего дня.

 

 

XADO Chemical Group — международная группа химических компаний. Основана в 1991 году, центральный офис находится в Харькове.

Имя XADO стало известно в мире, прежде всего, благодаря инновационной технологии ревитализации, которая перевернула традиционные представления о возможности эксплуатации машин и механизмов. В 1999 года компания начала выпускать свою уникальную продукцию — ревитализанты для защиты и восстановления пар трения — для массового потребления.

За двадцать с небольшим лет XADO Chemical Group стала одним из самых мощных предприятий по нанотехнологиям в Европе. Сегодня XADO — это разветвленная сеть представительств, фирменных торговых и сервисных центров, научно-исследовательская и лабораторная база, учебный центр, производственные мощности, управленческий аппарат — всего полторы тысячи сотрудников. Продукцию компании можно купить в любой точке мира. Доля экспорта составляет более 90 %. Успешно работают представительства компании в Германии, Австралии, Китае, США, России и других странах мира.

Компания производит около 800 наименований продукции для технического обслуживания механизмов в автомобильной, индустриальной, транспортной и военной отраслях. Бренды компании: ХАDО, 1 Stage АМС MAXIMUM, VeryLube, Any Wey, Jet, AtomEx, XADO Atomic Oil, SNIPEX.

 

Алексей Кислов, фирма «1С»

Почему этот проект значим для «1С»?

Для нас значим каждый проект, очень важным является практическое доказательство того, что наши программные продукты повышают эффективность бизнеса компаний. Проект на XADO — это пример успешного использования нашего ERP-решения, демонстрация того, как наши инновационные технологии поддерживают инновационный бизнес передового предприятия, как достигается высокотехнологическая синергия для повышения эффективности деятельности компании.

Насколько важна партнерская под-держка проектов?

Очень важна поддержка наших партнеров при внедрении информационных систем, это действительно один из ключей к успеху проекта.

Каковы выгоды и востребованность системы «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием для Украины» для украинских компаний?

Если оперировать данными от IDC, то можно однозначно сказать, что доля на рынке систем управления уровня предприятия Украины наших решений приоритетна, в 2011 году она составила 44 % в денежном эквиваленте. Что касается выгоды, то лучше ознакомиться с тысячами успешных проектов на нашем сайте www.1c.ru, с отзывами наших клиентов о том, как решения фирмы «1С» способствуют развитию бизнеса, минимизации затрат и максимизации прибыли.

Каково главное направления развития этой системы?

Прежде всего, это развитие платформы «1С:Предприятие» в целом, а также развитие облачных технологий, возможностей работы на мобильных устройствах, развитие типовых, отраслевых и специализированных продуктов и многое другое.

 

Виталий Борищак, заместитель коммерческого директора «1С-Теллур»

 Какие особенности проекта Вы можете отметить?

Главной особенностью проекта, на наш взгляд, является удачное сочетание двух таких факторов: достаточно слаженная работа команды проекта со стороны заказчика и исполнителя и, в хорошем смысле этого слова, отсутствие перфекционизма при выборе и внедрении корпоративной информационной системы.

Как Вашей компании работалось с заказчиком?

Комфортно и продуктивно. Хочу подчеркнуть высокий профессионализм специалистов компании «ХАДО», а также особо отметить качественную подготовку к старту проекта. Еще до старта внедрения заказчик четко сформулировал для себя основные требования к информационной системе, исходя из реальных потребностей бизнеса, пусть даже в ущерб сложившимся процессам компании, и неукоснительно до окончания проекта контролировал воплощение этих задумок в жизнь.

Что помогло достичь успеха?

На мой взгляд, основная причина сложностей и ряда проблем на проекте — это недостаточная степень доверия сторон друг к другу. Применительно к данному проекту, благоприятно отразилось на итоговом результате решение руководства заказчика создать прототип информационной системы еще до приобретения программных продуктов. Еще на подготовительном этапе стороны трезво оценили степень готовности информационной системы в коробочном варианте, был очерчен объем необходимых доработок, оценена сторонами квалификация команды стартующего проекта, а кроме этого, у сторон зародилось доверие.