Як ми для ІТ створили зручний бухгалтерський сервіс

Юрій Скільський, засновник і директор компанії Your Office

Пам’ятаю, в 2010 році ФОПи та бухгалтери їздили в податкову отримувати первинні документи (виписки, витяги, довідки), стояли в чергах і витрачали, як мінімум півдня свого часу. Тоді важко було уявити, що все кардинально зміниться і вже через 10 років можна буде обмінюватись документами в електронному вигляді, чи зберігати їх в особистому кабінеті.

За цей період я і наша команда отримала доволі цікаві знання, досвід роботи і бачення того, як допомогти і посприяти ІТ-сфері, та, особливо, його фахівцям. Це дозволило нам створити сучасній підхід до діджиталізації в бухгалтерії.

У нашій компанії Your Office є сервіс, за допомогою якого всі первинні бухгалтерські документи клієнта завантажуються в особистий кабінет на сайті компанії www.youroffice.com.ua.

Часто нам доводилось стикатись з питанням “а у кого зберігатимуться первинні документи” (договір, рахунки, акти, виписка з ЄДР, витяг платника ЄП тощо). Хтось тримав у себе документи. Хтось довіряв нам і передавав їх, для цього оформлювався акт передачі документів. Це забирало зайві сили та енергію. А тепер, коли ми створили особистий кабінет клієнта де зберігаються всі його первинних документів, входить в кабінет під своїм логіном і паролем і переглядає там потрібні документи і роздруковує їх за потреби.

Відомо, що левова частка ІТ-спеціалістів працюють як ФОП на 3 групі єдиного податку. Ця група є найоптимальнішою в сфері IT. Хтось веде бухгалтерську звітність сам, хтось наймає бухгалтера, хтось користується послугами бухгалтера у роботодавця, а хтось (найменша частина) користується електронними сервісами (наприклад такими, як от чат-боти). З свого досвіду ведення бухгалтерської звітності в цих різних формах вважаю, що користування чат-ботами є найперспективніший і найзручніший спосіб для наших клієнтів.

Наприклад, коли наш бухгалтер комунікував з клієнтом в телефонному режимі, то деякі з них говорили, що це їм не зовсім зручно по часу, або місцю спілкування. Коли ми надсилали їм смс-повідомлення, вони часто просто не бачили цих смсок. Це спонукало нашу компанію налагодити комунікацію таким чином, щоб зовсім не відволікати клієнта і надати йому як можна більше зручності в комунікації. Тому ми вирішили перевести її в месенджер Telegram. До того ж там можна створювати групи, проводити опитування, надсилати точечні локації місцезнаходження податкової чи контори, де можна зробити електронні ключі (ЕЦП).

Коли раніше ми зустрічались з клієнтами (переважно після закінчення робочого дня) для того, щоб підписати акти наданих послуг за бухгалтерське обслуговування, це забирало дуже багато нашого часу і часу клієнтів та потребувало додаткових витрат на проїзд та витратні матеріали для друкування документів. А тепер завдяки нашому рішенню всі клієнти отримують документи (рахунки, договори, акти, акти звіряння) виключно в електронному форматі через сервіс електронного документообігу. Сервіс для наших клієнтів абсолютно безкоштовний і дає можливість підписувати документи за допомогою ЕЦП з будь якої точки планети.

Певний період часу ми працювали з ІТ-спеціалістами, які самостійно управляли своїм банківським рахунком. Часто у них виникали помилки в оплаті податків, перерахуванні коштів за послуги. Щоб уникнути цього, ми запропонували їм робити операції з двома банківськими ключами в безпечному для клієнта режимі, а саме: один ключ клієнту з повним доступом, інший ключ нам — з правами тільки на перегляд і формування платежів. Тепер, наприклад, ми формуємо платежі по податкам, повідомляємо клієнту, і лише після того, як він їх підписує, проводяться платежі, бо тільки за його підписом реалізується переказ грошей. Якщо клієнт не має змоги підписати платіж (в дорозі чи на конференції) ми його проводимо за його дорученням з допомогою одноразового смс-коду, який він нам надсилає. Зручно і оперативно.

Your Office і надалі буде вдосконалювати сервіс роботи з клієнтами, розробляти такі продукти, які б стали зручними, мінімально відволікали і не потребували занурення наших клієнтів в складну бухгалтерську рутину. Ми надихаємося стрімким розвитком сфери ІТ. Це мотивує нас так само швидко розвиватися, знаходити нові і нові рішення і будувати майбутнє бухгалтерії, модернізуючи її.